Die Lohnbuchhaltung gehört zu den komplexesten Bereichen der Buchhaltung. Ständige Gesetzesänderungen, komplizierte Berechnungsvorschriften und verschiedene Sozialversicherungsträger machen sie zu einer echten Herausforderung. Die Folgen von Fehlern können drastisch sein: Nachzahlungen, Bußgelder und im schlimmsten Fall sogar strafrechtliche Konsequenzen.
Fehler #1: Falsche Steuerklassen-Zuordnung
Das Problem
Mitarbeiter werden in der falschen Steuerklasse abgerechnet oder Steuerklassen-Änderungen werden nicht zeitnah umgesetzt.
Häufige Szenarien:
- Heirat oder Scheidung wird nicht berücksichtigt
- Steuerklassenwechsel bei Ehepaaren übersehen
- Freibeträge nicht oder falsch eingetragen
- Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) nicht aktuell
Die Lösung
- Regelmäßige Abfrage der ELStAM-Daten
- Jährliche Überprüfung aller Mitarbeiterdaten
- Mitarbeiter über Meldepflicht bei Änderungen informieren
- Automatische Erinnerungssysteme einrichten
Fehler #2: Fehlerhafte Sozialversicherungs-Beiträge
Das Problem
Falsche Beitragssätze, veraltete Beitragsbemessungsgrenzen oder fehlerhafte Zuordnung zu Krankenkassen.
Typische Fehlerquellen:
- Nicht aktuelle Beitragssätze (ändern sich jährlich)
- Falsche Beitragsbemessungsgrenzen
- Fehlerhafte Krankenkassen-Zuordnung
- Zusatzbeiträge der Krankenkassen nicht berücksichtigt
- Gleitzone (Midijob) falsch berechnet
Aktuelle Beitragssätze 2025:
| Rentenversicherung | 18,6% (AG/AN je 9,3%) |
| Arbeitslosenversicherung | 2,6% (AG/AN je 1,3%) |
| Krankenversicherung | 14,6% + Zusatzbeitrag |
| Pflegeversicherung | 3,05% (3,4% für Kinderlose ab 23) |
Fehler #3: Minijob-Abrechnung
Das Problem
Die 520-Euro-Grenze wird überschritten oder die Pauschalabgaben werden falsch berechnet.
Kritische Punkte:
- Einmalige Zahlungen (Weihnachtsgeld, Urlaub) nicht berücksichtigt
- Mehrere Minijobs bei verschiedenen Arbeitgebern
- Übergang von Minijob zu sozialversicherungspflichtigem Job
- Falsche Pauschalsteuer-Berechnung
Minijob-Regelungen 2025:
- Verdienstgrenze: 520 Euro monatlich
- Pauschalsteuer: 2% des Arbeitslohns
- Rentenversicherung: 15% (Arbeitgeber)
- Krankenversicherung: 13% (Arbeitgeber)
- Umlage U1: 1,0% (Arbeitgeber)
- Umlage U2: 0,39% (Arbeitgeber)
Fehler #4: Unzureichende Zeiterfassung
Das Problem
Arbeitszeiten werden nicht ordnungsgemäß erfasst, was zu falschen Lohn- und Überstundenabrechnungen führt.
Rechtliche Vorgaben:
- Arbeitszeit muss seit 2019 vollständig erfasst werden
- Überstunden müssen korrekt vergütet oder abgegolten werden
- Pausenzeiten müssen beachtet werden
- Arbeitszeitgesetz muss eingehalten werden
Fehler #5: Falsche Behandlung von Sachbezügen
Das Problem
Sachbezüge werden steuerlich und sozialversicherungsrechtlich falsch behandelt.
Häufige Sachbezugs-Fehler:
- Firmenwagen: Falsche 1%-Regelung oder Fahrtenbuch-Führung
- Geschenke: 44-Euro-Grenze überschritten
- Betriebsveranstaltungen: 110-Euro-Grenze nicht beachtet
- Essenszuschüsse: Steuerfreie Grenzen überschritten
- Jobtickets: Falsche steuerliche Behandlung
Steuerfreie Grenzen bei Sachbezügen:
| Aufmerksamkeiten (Geschenke) | 44 € monatlich |
| Betriebsveranstaltungen | 110 € pro Person/Veranstaltung |
| Essenszuschuss | 3,80 € pro Arbeitstag |
| Jobticket | Voll steuerfrei ab 2019 |
Fehler #6: Versäumte Meldungen und Fristen
Das Problem
Wichtige Meldungen werden verspätet oder gar nicht abgegeben.
Kritische Meldungen:
- An- und Abmeldungen zur Sozialversicherung
- Jahresmeldungen bis 31. März
- Lohnsteuer-Anmeldungen bis 10. des Folgemonats
- Unfallmeldungen binnen 3 Tagen
- Bescheinigungen bei Krankheit
Wichtige Termine im Überblick:
Fehler #7: Mangelhafte Dokumentation
Das Problem
Unvollständige oder fehlende Dokumentation erschwert Betriebsprüfungen und kann zu Schätzungen führen.
Aufbewahrungspflichten:
- Lohnabrechnungen: 6 Jahre
- Lohnkonten: 6 Jahre
- Lohnsteueranmeldungen: 10 Jahre
- Sozialversicherungsnachweise: 30 Jahre
- Arbeitsverträge: 30 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses
Präventionsmaßnahmen
So vermeiden Sie Lohnbuchhaltungs-Fehler:
Regelmäßige Schulungen
Halten Sie sich und Ihre Mitarbeiter über Gesetzesänderungen auf dem Laufenden.
Moderne Software nutzen
Investieren Sie in aktuelle Lohnbuchhaltungssoftware mit automatischen Updates.
Vier-Augen-Prinzip
Lassen Sie wichtige Abrechnungen von einer zweiten Person kontrollieren.
Checklisten verwenden
Arbeiten Sie mit standardisierten Abläufen und Kontrollisten.
Professionelle Betreuung
Beauftragen Sie Spezialisten für komplexe Fälle und regelmäßige Kontrollen.
Was kostet ein Lohnbuchhaltungs-Fehler?
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Vermeiden Sie teure Fehler und Nachzahlungen. Unsere Experten sorgen für rechtssichere und fehlerfreie Lohnabrechnungen.
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